打ち合わせの場所に困ったら貸し会議室・レンタルスペースという選択肢も

先日、とあるお客様と打ち合わせを行いました。

当初は、「喫茶店でやりましょう」とお話をしていたのですが、その打ち合わせでは、パソコンの操作レクチャーをすることが大前提。カフェの「気軽にお話できる」という雰囲気は嬉しいのですが、電源やWiFi環境が確実に確保できた方がお客様にとっても嬉しいだろうと考え、貸し会議室を借りることにしました。

実際に使ってみて便利&快適だったので、今回感じたあれこれを忘備録として残しておこうと思います。

「打ち合わせの場所が確保できないけど、どうしよう?」「カフェでもいいのだけど、少人数で使えて、電源やネットがちゃんと確保できる場所があればいいのに」という方の参考になれば幸いです。

利用したのは Instabase というサービス

今回、登録&利用をしたのはInstabaseというサービスです。

レンタルスペース・貸し会議室を探すならインスタベース

登録するには、以下のような情報を入力する必要がありますが、逆に言えばこれだけで済むので、予約のアクションはしやすいと感じました。

  • お名前
  • メールアドレス
  • パスワード

※facebook, Google を利用している場合はそのアカウントを使って登録できます。

※新規登録を行うと、本人確認用のメールが届くので認証を済ませておきましょう。(会員登録の操作方法は、本題とは異なるのでここでは割愛します)

便利その1:探す条件をこまかく指定できる!

肝心なサイトの使い方・操作方法ですが、細かく条件を設定できることもあり、会場施設の候補を見つけやすいと感じました。

場所・エリアを指定する

場所・エリアの指定イメージ

候補地のエリア(市区町村名や駅名など)を入れると、候補キーワードが表示されるので、そこから選べたりー。

日付や時間を指定する

時間の指定イメージ

日付や開始/終了時間を細かく指定して検索できます。

用途や設備までこまかく指定できる!

さらに詳しい条件指定ができるので、希望の会場を探しやすいです。

例えば、【今すぐ予約のみ】という指定。

「今すぐ予約のみ」の表示イメージ

会場によっては、予約リクエスト制という方式になっており、直ぐに予約ができない場合もあります。そうした会場候補を除外するのに便利です。

さらに、用途・人数・設備などの条件も指定することができます。

「その他の条件指定」のイメージ

仕事の打ち合わせや商談だけでなく、女子会やパーティなどの用途で探したり人数で会場の広さを絞ったり、「絶対ホワイトボードが必要!」といったこだわりの条件も設定できます。

予約の空き状況を確認しながら選べる!

最終的には時間まで絞り込んで予約することになりますが、前後の予約状況を見ながら空き状況を見て予約することもできます。

予約する日程の前後の状況を見ながら予約できる

会場によっては、「時間延長」も可能だったりするので、そうした点も考慮して選べるのは良いなと思いました。(もちろん、予約する時間帯の後に空きがないとNGですので、その会場の条件を確認する必要があります。)

便利その2:検索結果が分かりやすい!

検索結果の表示はこんな感じです。(パソコン上のブラウザでの表示です)

検索結果の表示画面

会場の写真とあわせて地図が表示され、その会場がどこにあるのかが分かるようになっています。

さらに、おおよその価格帯を地図上で見せてくれているので、とても選びやすいです。

「少々値段が高くても、駅近くが良いよな・・・」とか

「駅近くが良いけど、価格が高いからちょっと歩くけど良いか・・・」とか

そんな悩みに答えてくれている感じがとても気に入りました。

便利その3:利用者からの評価やレビュー情報も参考になる

それから、会場施設の情報以上に充実していると感じたのが、利用者からのレビュー情報です。

充実のレビュー情報!

このように、その会場が「どのくらいの人数で」「どんな用途で」利用されているのかが分かったり、その会場で良かったこと・困ったことなどの声が一緒に掲載されています。

予約をしようとすると「実際、どんな会場なの?」と不安にもなりますが、こうした声を参考にするのも一つの方法ですよね。

おまけ:予約内容を共有する方法も用意されている

予約をするとその内容を記した案内メールが届くのですが、この Instabase では予約をした本人以外(つまり他の参加者)にもその情報を共有する工夫が用意されています

メールやLINEなどへ、コピー&ペーストでそのまま貼り付けられるような状態になっているのですが、これがなかなか秀逸だと思いました。

特に入退室の方法などについては、細かな注意点が記されているので、例えばその会場に現地集合するような場合には重宝しそうな機能です。

Instabaseで予約した会場を使って思ったこと

*画像はイメージです(実際に使った会場ではありません)

あらかじめ利用者のレビューなどを見ていたのですが、入ってみるとキレイに片付けられており、とても気持ちよく打ち合わせを行うことができました。

ご一緒したお客様も「この場所いいですね」と満足そうな表情です。

退室の際には、ゴミがないかをチェックしたり、テーブルの汚れをとったり、机や椅子を元の場所に戻すといった、最低限の掃除や整理整頓をする必要がありますが、次に使う人も気持ちよく使えるようマナーも大切にしたいですね。

まとめ

今回、はじめてこうした「貸し会議室・レンタルスペース」を利用したわけですが、総じて「思い切って借りてよかった!」と思える時間を過ごすことができました。

カフェなら美味しいコーヒーがついてきますが、時間帯によっては席が埋まっていたり、大きめのテーブルや電源の確保が難しいケースもありますよね。そもそも混雑している場合には長居していると居心地が悪かったり・・。

そんなときに、お金を払うことで「安心して存分に打ち合わせができる場所を確保する」というのはひとつの価値だと、改めて実感しました。

フリーランスとして自宅仕事が基本だったとしても、やはりお客様との打ち合わせの機会は発生します。

ぼくの場合、お客様となるその会社や団体のお打ち合わせスペースにお伺いすることが多いのですが、「近くの喫茶店でやりましょう」と移動したものの座席の確保が難しい場面もありました。

突発的なケースでは対応が難しいかもしれませんが、今回こうした経験ができたこともありますし、今後は「貸し会議室・レンタルスペース」も場所の候補として積極的に使ってみたいですね。

ただ、施設によっては入り口が分かりにくかったりするので、利用する場合には参加者の顔を思い浮かべながら、選択した方がいいかもしれません。

※アイキャッチや本文中の会議室・コワーキングスペースの画像は、まぽさんによる写真ACからの写真です。

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